Những nỗ lực của mỗi cán bộ tư pháp trong cải cách thủ tục hành chính đang thể hiện vai trò tiên phong trong việc đẩy mạnh cải cách toàn diện, hiện đại hóa nền hành chính tư pháp. Đó cũng là những viên gạch nhỏ, góp phần xây dựng một nền công vụ chuyên nghiệp, hiệu lực, hiệu quả, phục vụ tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp, để cùng đưa đất nước bước vào kỷ nguyên vươn mình của dân tộc.

Thủ tục hành chính trong lĩnh vực tư pháp hộ tịch có đặc thù gắn liền với nhân thân của mỗi người. Những giấy tờ này người dân cần phải có từ khi sinh ra, cần sử dụng trong suốt quá trình sinh sống cho đến khi mất đi, nên nhu cầu thực hiện luôn phát sinh. Với dân cư đông đúc, số lượng hồ sơ luôn rất nhiều, đòi hỏi trong quá trình quản lý, giải quyết hồ sơ hộ tịch cho người dân, ngành Tư pháp Thủ đô phải luôn nỗ lực, tìm các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý.

Bà Lê Thị Thu Hà, Trưởng phòng Tư pháp quận Ba Đình cho rằng, việc liên thông giải quyết thủ tục tư pháp hộ tịch đã đem lại nhiều lợi ích cho người dân và thuận lợi cho các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, thời gian thực hiện đăng ký một hồ sơ khá lâu, phải trải qua nhiều bước: Tạo tài khoản dịch vụ công, kê khai thông tin, nộp hồ sơ, nhưng hầu hết người dân chưa thực hiện được nên công chức tư pháp, hộ tịch phải hỗ trợ, hướng dẫn.

Việc thực hiện quy trình giải quyết trải qua nhiều bước, từ bước tiếp nhận hồ sơ, vào phần mềm đăng ký hộ tịch giải quyết (đối với đăng ký khai sinh phải chờ cấp số định danh cá nhân), trình ký số, đóng dấu Giấy khai sinh, Trích lục khai tử điện tử và trả kết quả trên phần mềm dịch vụ công liên thông; đồng thời cũng mất thời gian chờ đợi đồng bộ giữa các phần mềm.

Bên cạnh đó, còn có các bất cập khi người dân chưa đăng ký sim chính chủ, không có điện thoại hoặc điện thoại đời cũ nên không tạo được tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Phần mềm dịch vụ công liên thông chưa có chức năng yêu cầu thanh toán phí, lệ phí trực tuyến nên người dân chưa thực hiện nộp phí, lệ phí trực tuyến được. Việc thống kê số liệu hồ sơ liên thông còn gặp khó khăn, do địa phương chưa thống kê được trên phần mềm dịch vụ công liên thông, hoặc qua Hệ thống một cửa điện tử của tỉnh nên chưa thuận tiện trong việc thống kê, báo cáo số liệu. Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung thỉnh thoảng bị lỗi nên quá trình thực hiện còn gặp khó khăn...

Để tiếp tục thực hiện có hiệu quả việc giải quyết thủ tục hành chính tư pháp liên thông, bà Lê Thị Thu Hà cho rằng, cần sự vào cuộc đồng bộ của các đơn vị, địa phương. Các cơ quan xây dựng phần mềm liên thông cần tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện phần mềm liên thông, Bộ Tư pháp tiếp tục nâng cấp Hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch, tiếp tục quan tâm, hỗ trợ cho địa phương đối với các vướng mắc trong quá trình thực hiện.

Bên cạnh đó, cần bố trí đầy đủ các trang thiết bị cho đội ngũ công chức, nhất là máy scan, máy tính, chỉ đạo các ngành liên quan phối hợp với công chức tư pháp, hộ tịch hỗ trợ tạo tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, hướng dẫn người dân nộp hồ sơ liên thông để giảm bớt khối lượng công việc cho công chức tư pháp - hộ tịch, đồng thời đảm bảo hồ sơ người dân nộp được đầy đủ, hợp lệ ngay từ đầu.

Trong thực hiện Nghị định 07/2025/NĐ-CP, bà Hà cho hay, nhiều trường hợp công dân đã trải qua nhiều nơi cư trú, không thể hiện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và phần mềm hộ tịch điện tử, nên việc tra cứu khó thực hiện được. Nhiều trường hợp, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa cập nhật tình trạng hôn nhân của công dân, phần mềm hộ tịch điện tử chưa cập nhật được các dữ liệu thay đổi, cải chính, bổ sung đối với các trường hợp đã đăng ký trước năm 2016... nên việc tra cứu không đảm bảo chính xác.

Từ thực tiễn quản lý, Trưởng phòng Tư pháp quận Ba Đình cho rằng, cần đồng bộ dữ liệu giữa các ngành, lĩnh vực; các bộ, ngành, cơ quan, đơn vị cần kết nối, chia sẻ dữ liệu để công dân nộp một lần hồ sơ có thể giải quyết được nhiều thủ tục liên quan.

Đồng thời, đơn giản hóa thủ tục, sửa đổi các quy định tạo điều kiện cho công dân giải quyết thủ tục hành chính một cách hiệu quả nhất, tăng cường khai thác phi địa giới, tận dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu các ngành, lĩnh vực phục vụ chia sẻ, kết nối dữ liệu; đảm bảo các phần mềm tiện ích, dễ sử dụng, ngôn ngữ đơn giản, dễ tiếp cận, dễ thao tác, dễ cập nhật, đồng bộ...

Bên cạnh đó, mỗi công dân nên có lý lịch cá nhân, bao gồm toàn bộ thông tin nhân thân và các mối quan hệ, sở hữu, chứng nhận có liên quan, tạo thành kho dữ liệu cá nhân để có thể giải quyết mọi vấn đề có liên quan đến cuộc sống, sinh hoạt…

Từ thực tiễn công việc, ông Bùi Quang Huy, công chức tư pháp - hộ tịch phường Đội Cấn, quận Ba Đình cho rằng, so với 5 năm trước, hiện nay thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch đã có nhiều cải tiến rõ rệt, thời gian giải quyết hồ sơ được rút ngắn, yêu cầu về giấy tờ đơn giản hơn, tạo thuận tiện đáng kể cho người dân.

Tuy nhiên, vẫn còn những bất cập cần tiếp tục cải cách. Cụ thể như theo quy định tại Nghị định 07/2025/NĐ-CP, khi đăng ký kết hôn, công dân không cần làm thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân, mà chỉ cần xuất trình căn cước công dân, cán bộ tư pháp tự tra cứu và xác minh thông tin. Trong khi đó, cơ sở dữ liệu hộ tịch và Cơ sở dữ liệu dân cư quốc gia hiện còn thiếu chính xác, thiếu đồng bộ. Có trường hợp thực tế đã kết hôn, nhưng hệ thống lại không ghi nhận, hoặc có người ghi chú ly hôn trong khi thực tế vợ chồng vẫn đang sinh sống bình thường, chưa từng ly hôn... Điều này khiến công chức gặp khó khăn, dễ phát sinh rủi ro trong quá trình giải quyết thủ tục.

Đồng nghiệp của ông Huy, bà Lại Hồng Hạnh, công chức tư pháp - hộ tịch phường Đội Cấn cho biết, cơ sở hạ tầng hiện tại chưa đáp ứng được lưu lượng truy cập và nhu cầu giải quyết hồ sơ ngày càng tăng. Cổng thông tin điện tử giải quyết thủ tục hành chính thường xuyên gặp lỗi kỹ thuật, gây nhiều khó khăn cho công chức trong quá trình xử lý hồ sơ.

Bên cạnh đó, việc sử dụng cơ sở dữ liệu quốc gia hiện vẫn còn nhiều vướng mắc. Công chức gặp khó khăn trong việc tra cứu và khai thác thông tin cá nhân của công dân do dữ liệu chưa đầy đủ, đôi khi có sai sót về thông tin quê quán, tình trạng hôn nhân, không phản ánh đúng thực tế.

Ngoài ra, việc gửi công văn xác minh tình trạng hôn nhân đến các cơ quan liên quan cũng gặp không ít trở ngại. Mặc dù quy định thời gian xác minh là trong vòng 3 ngày làm việc, nhưng trên thực tế, quá trình này thường kéo dài hơn, gây ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết hồ sơ cho công dân...

Chủ tịch UBND phường Đội Cấn Ngô Thị Minh Hằng cũng phản ánh, ngoài ưu điểm dễ thấy, dễ tìm, thì việc cập nhật từ máy móc cũng có những bất cập nhất định như máy móc sau nhiều năm sử dụng cũng có hạn chế, đường truyền nhiều lúc không cập nhật được, dẫn đến có những thời điểm công dân đến giao dịch, muốn giải quyết ngay nhưng không truy cập được thông tin. Bà Hằng kiến nghị, cần tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu và đẩy mạnh tuyên truyền, hướng dẫn để người dân thực hiện thủ tục trực tuyến thuận tiện hơn.

“Cây sáng kiến” Nguyễn Viết Hùng, cán bộ tư pháp thị trấn Sóc Sơn cũng cho hay, việc cập nhật các thông tin về tình trạng hôn nhân của công dân trên Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư còn chưa kịp thời, chưa chính xác, dẫn đến khó khăn và mất thời gian khi xác minh tình trạng hôn nhân để thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn cho công dân. “Các cơ quan liên quan cần có các giải pháp hoàn thiện vệc này trong thời gian sớm nhất”, theo ông Hùng.

Bên cạnh đó, trong phối hợp trong việc cung cấp thông tin của công dân, một số đơn vị chưa tích cực dẫn đến thời gian trả lời kéo dài (có đơn vị không trả lời). Ông Hùng mong muốn, cơ quan chức năng có giải pháp để giải quyết việc này được thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn.

Bà Nguyễn Thị Thu Hường, Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND quận Hai Bà Trưng cũng chia sẻ, còn những bất cập trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực tư pháp cần cải cách, sửa đổi. Đó là theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành, có nhiều thủ tục cho phép người dân cam đoan và chịu trách nhiệm với lời khai của mình. Tuy nhiên trong thực tế phát sinh, có trường hợp kê khai không đầy đủ, không chính xác nhưng chưa có chế tài xử lý.

Cũng theo bà Hường, trong thực hiện thủ tục khai sinh liên thông, việc tiếp nhận đang thực hiện liên thông giữa 2 hệ thống phần mềm là Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội và Hệ thống phần mềm quản lý hộ tịch của ngành Tư pháp, dẫn đến sự bất cập cán bộ phải thao tác về tiếp nhận, số hóa hồ sơ trên cả hai hệ thống gây mất thời gian, công sức, ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết hồ sơ.

Do đó, bà Hường cho rằng, cần cập nhật đầy đủ quy trình, thông tin chính xác trên các Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính, Hệ thống Cơ sở dữ liệu quản lý hộ tịch, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để hỗ trợ cán bộ tra cứu thông tin và phục vụ người dân ngày một tốt hơn...

Nhiều năm phụ trách lĩnh vực hành chính tư pháp, ông Phạm Thanh Cao, Phó Giám đốc Sở Tư pháp Hà Nội nhìn nhận, cải cách hành chính nói chung, cải cách hành chính trong lĩnh vực hộ tịch nói riêng là nhiệm vụ quan trọng, và là một trong những giải pháp để nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và phục vụ người dân của ngành Tư pháp.

Ông Phạm Thanh Cao, Phó Giám đốc Sở Tư pháp Hà Nội

Sự nỗ lực, sáng kiến, sáng tạo trong cải cách thủ tục hành chính tư pháp từ cấp cơ sở đã mang lại lợi ích đáng kể nâng cao hiệu quả làm việc, chất lượng cung ứng dịch vụ công của cơ quan chính quyền và tối ưu hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp. Đó không chỉ là tâm huyết, trách nhiệm của mỗi công chức với nhiệm vụ, còn còn là tinh thần phục vụ, sẵn sàng đổi mới, để nâng cao sự hài lòng của người dân.

Để công tác cải cách thủ tục hành chính tư pháp đi vào chiều sâu, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cũng như Phòng Tư pháp các quận, huyện luôn xác định cụ thể nhiệm vụ, mục tiêu phấn đấu trong kế hoạch công tác hàng năm, sát với tình hình thực tế.

Đồng thời, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quán triệt các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về cải cách hành chính, tuyên truyền trên trang thông tin điện tử, trên môi trường mạng, trong đó chú trọng tuyên truyền các mô hình, sáng kiến cải cách, giải pháp, cách làm hay, đang được áp dụng có hiệu quả để lan tỏa, nhân rộng. Sở Tư pháp cũng thường xuyên thực hiện rà soát, kiểm soát thủ tục hành chính, đánh giá sự phù hợp các để kiến nghị cải cách, đơn giản hóa việc giải quyết; ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính...

Lắng nghe và đồng hành cùng người dân, không ngừng đổi mới, những nỗ lực của ngành tư pháp Thủ đô trong cải cách thủ tục hành chính tư pháp đã và đang góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, được Nhân dân ghi nhận và đánh giá cao.

Trong công cuộc sắp xếp tổ chức bộ máy Nhà nước, thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, sẽ có có nhiều thay đổi trong tổ chức, sắp xếp bộ máy chính quyền. Nỗ lực của mỗi cán bộ tư pháp không chỉ là minh chứng cho tinh thần phục vụ, quyết tâm đổi mới, cải cách vì dân, mà còn là nền tảng quan trọng để ngành Tư pháp sẵn sàng cho sự thay đổi lớn đó, cùng cả nước bước vào kỷ nguyên vươn mình của dân tộc.

Nội dung: Phương Thảo | Đồ họa: Đức Hà